Urlop na żądanie – co mówi prawo i kiedy można go nie dostać?

Odmowa urlopu na żądanie - czypracodawca może?

‍

Każdemu z nas przytrafiają się sytuacje życia codziennego, których nie sposób przewidzieć. Powodują one chaos w ustalonym porządku dnia, w szczególności, gdy okoliczności losowe mają miejsce w dniu świadczenia pracy. Nieobecność w pracy, nawet pomimo wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych może wiązać się z negatywnymi konsekwencjami dla pracownika. Jednakże w przepisach Kodeksu pracy została przewidziana możliwość ich uniknięcia, w postaci prawa pracownika do urlopu na żądanie. Wspomniana instytucja została wprowadzona do Kodeksu pracy na mocy nowelizacji z dnia 26 lipca 2002 r., powodując wiele sporów interpretacyjnych, przy czym niektóre z nich, w tym odmowa udzielenia urlopu na żądanie przez pracodawcę, do dzisiaj budzą wątpliwości.

‍

Definicja urlopu na żądanie na podstawie przepisu ustawy

‍

Urlop na żądanie jest jednym z uprawnień pracowniczych uregulowanych na mocy przepisów prawa pracy.

Omawiane zagadnienie reguluje art. 1672 Kodeksu pracy (dalej jako k.p.), wedle którego, pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Analizując przywołany przepis należy zaznaczyć, iż prawo pracownika do urlopu na żądanie ma charakter roszczeniowy - pracownik domaga się urlopu, a pracodawca co do zasady jest zobowiązany mu go udzielić. Ponadto, pracownik ma pełną dowolność, co do terminu żądanego urlopu, natomiast ogranicza go wskazana w przepisie ustawy ilość dni, które może wykorzystać na urlop w tym trybie. Warto zaznaczyć, iż wspomniane 4 dni nie stanowią dodatkowej puli dni wolnych do wykorzystania w ciągu roku kalendarzowego przez pracownika, a należą do dni wolnych w ramach urlopu wypoczynkowego. Istotnym również jest, obowiązek zgłoszenia żądania udzielenia urlopu przez pracownika najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Przepisy ustawy nie przewidują ściśle określonej formy zgłoszenia żądania. Zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 27 stycznia 2015 r., III APo 5/14, pracownik może zgłosić skorzystanie z urlopu na żądnie ustnie, telefonicznie, czy nawet faksem lub sms-em, i ten swoisty sposób wystąpienia o udzielenie części urlopu nie jest wcale uwarunkowany od złożenia formalnego (pisemnego) wniosku.

‍

Rola pracodawcy

‍

Mając na uwadze, iż pracodawca, co do zasady jest obowiązany żądaniem pracownika, nie pozostaje on bezwładny, bowiem dla skutecznego skorzystania przez pracownika z urlopu, niezbędna jest jego zgoda. Analogiczne stanowisko podziela Sąd Najwyższy, bowiem postanowieniem z dnia 22 maja 2024 r., II PSK 106/23, stwierdził, iż samo złożenie wniosku, będącego żądaniem w rozumieniu art. 1672 k.p., nie jest wystarczające do wykorzystania tego urlopu, gdyż pracownik nie może rozpocząć urlopu "na żądanie", dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu.

Bazując na powyższym, zaznaczyć należy, iż przedmiotowe żądanie, będące uprawnieniem pracowniczym ex lege, pomimo tego, że obliguje pracodawcę, zależne jest od jego potwierdzenia. Co więcej, skorzystanie z urlopu bez wcześniejszego potwierdzenia przez pracodawcę może zostać uznane za naruszenie obowiązków pracowniczych, co z kolei może wiązać się z negatywnymi konsekwencjami dla pracownika, w postaci nagany, a nawet rozwiązania umowy o prace bez wypowiedzenia przez pracodawcę. Do podobnych wniosków doszedł Sąd Najwyższy, w wyroku z dnia 16 września 2008 r., II PK 26/08 orzekając, iż rozpoczęcie urlopu "na żądanie" (art. 1672 k.p.) przed udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 k.p.

‍

‍

Czy odmowa udzielenia urlopu przez pracodawcę jest zgodna z przepisami prawa?

‍

Bez wyrażonej zgody pracodawcy, pracownik nie może rozpaczać urlopu na żądanie. Przepisy Kodeksu obligują pracodawcę do udzielenia urlopu na żądanie pracownikowi, jednocześnie brak regulacji dotyczących odmowy pracodawcy w tej płaszczyźnie, co powoduje powstanie wątpliwości. Dlatego też, odpowiedzi na tytułowe pytanie należy doszukiwać się w orzecznictwie.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 8 października 2009 r., II PK 123/09, obowiązek udzielenia urlopu "na żądanie" nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy.

‍

Adekwatne stanowisko Sąd Najwyższy przedstawił w wyroku z dnia z dnia 7 listopada 2013 r., SNO 29/13, podnosząc, że pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na podstawie art. 1672 k.p. ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymagałby obecności danego pracownika w pracy w okresie określonym w żądaniu udzielenia urlopu.

‍

Należy zauważyć, iż obowiązek pracodawcy wynikający z art.1672 k.p. jest względny, jednakże jego względność wynika z ochrony interesów pracodawcy, do której obecność danego pracownika jest niezbędna. W takich sytuacjach pracodawca może powołać się na art. 100 § 2 pkt 4, na mocy którego pracownik jest obowiązany w szczególności dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Ponadto, pracodawca może odmówić zgody na urlop na żądanie, gdy pracownik korzysta ze swojego uprawnienia w sposób sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego (art. 8 k.p.).

‍

Niemniej jednak, przyczyna odmowy udzielenia urlopu na żądanie musi być realna oraz uzasadniona. Bowiem, bezpodstawne odmówienie przez pracodawcę może zostać uznane za naruszenie praw pracowniczych, przy czym pracownik z tego tytułu może zgłosić skargę na pracodawcę do Państwowej Inspekcji Pracy.

‍

Podsumowanie

‍

Urlop na żądnie, choć jest wyjątkowym uprawnieniem pracowniczym, nie nadaje pracownikowi pełnej swobody w stosunkach z pracodawcą. Pracodawca, co do zasady, jest zobligowany do udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie, jednakże w uzasadnionych przypadkach może odmówić jego udzielenia. Odmowa pracodawcy musi zostać poparta szczególnymi, uzasadnionymi potrzebami pracodawcy, przy czym nie może być nadużywana, ani bezpodstawna.

‍