KSeF – Krajowy System e-Faktur, czym jest?

Krajowy System e-Faktur (dalej również jako system), jest platformą do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur . Do tej pory w polskim porządku prawnym nie istniał jednolity system, za pośrednictwem którego podatnicy mogliby rejestrować faktury. W praktyce  podmioty wystawiające faktury wystawiały je w wielu różnych programach księgowych, które były niezależne w swoim działaniu i nie łączyły się z jednym systemem informatycznym.

Kto może korzystać z KSeF?

KSeF nie jest zupełną nowością w naszym systemie podatkowym, gdyż funkcjonuje on na zasadzie dobrowolności już od 1 stycznia 2022 r.

Na podstawie art. 106nb ustawy o podatku od towarów i usług (dalej jako u.p.t.), z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać:

1) podatnik,

2) podmioty wskazane przez podatnika,

3) podmioty, o których mowa w art. 106c,

4) osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c,

5) osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,

6) podmioty inne, niż wymienione w pkt 1-5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym

- uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 106r pkt 3.

Z powyższego wynika, iż pomimo braku obowiązku do korzystania z systemu, już obecnie wskazane w cytowanym przepisie podmioty mogą korzystać z funkcjonalności systemu. Działanie takie ma na celu w szczególności przygotowanie podatników do korzystania z nowego systemu oraz wykrycie ewentualnych nieprawidłowości w jego działaniu.

Od 1 lipca 2024 r. podatnicy mieli zaś zostać obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. Obowiązek ten nie dotyczy jednak wszystkich podatników. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF nie muszą wystawiać między innymi podatnicy zwolnieni z podatku VAT .

Ostatecznie jednak obowiązki w tym zakresie nie zostały wprowadzone na skutek kolejnych ustaw, które przesunęły termin wprowadzenia nowych przepisów na dzień 1 lutego 2026 r.

‍
Kogo obejmuje obowiązek korzystania z KSeF?

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 u.p.t., podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Z ustępu 2 tego przepisu wynika, iż obowiązek ten nie będzie dotyczył podatników, którzy:

1) nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski;

2) nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, ale które posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

Wyłączone z obowiązku fakturowania w KSeF będą również niektóre rodzaje czynności, w tym:

1) dostawa towarów i świadczenie usług na terytorium kraju dokonane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (sprzedaż konsumencka),

2) procedury szczególne (dział XII rozdział 7, 7a i 9 VATU)."

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF obejmie większość transakcji, które do tej pory były objęte obowiązkiem fakturowania. W tym celu należy odnieść się przede wszystkim do treści art. 106a i 106b u.p.t. Na tej podstawie, obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą objęte w szczególności:

1) odpłatna dostawa towarów na terytorium kraju,

2) odpłatne świadczenie usług na terytoriom kraju,

3) eksport towarów,

4) wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów,

5) eksport usług.

Sankcje i odpowiedzialność

Wraz z obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych, wprowadzone mają zostać również sankcje za brak korzystania z systemu wbrew obowiązkowi przewidzianemu w ustawie. Kluczowy w tym zakresie jest art. 106ni ust. 1 u.p.t., który stanowi, iż jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:

1) nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,

2) w okresie trwania awarii, o której mowa w art. 106ne ust. 1 lub 3, albo niedostępności, o której mowa w art. 106ne ust. 4, albo w przypadku, o którym mowa w art. 106nda ust. 1, wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,

3) nie przesłał w wymaganym terminie do Krajowego Systemu e-Faktur faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 lub art. 106nh ust. 1

- naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku - karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Jak postępować w przypadku awarii systemu?

Jak już wyżej wskazano, niewypełnienie obowiązku w zakresie wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF od dnia 1 lutego 2026 r. będzie skutkować sankcją nakładaną na podatnika w formie decyzji naczelnika urzędu skarbowego.

Mając na uwadze powyższe, pojawić mogą się wątpliwości jak należy postąpić w przypadku awarii systemu, która skutkuje brakiem możliwości wypełnienia tego obowiązku.

W tym zakresie na mocy art. 106nf ust. 1 i 2 u.p.t., wedle którego W okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8. Faktury, o których mowa w ust. 1, udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Kolejno w świetle ust. 4 ww. przepisu, w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w ust. 1, wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik jest obowiązany do przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur, o których mowa w ust. 1, w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

Tym samym, w przypadku awarii, podatnicy będą zobowiązani do wystawienia faktury w postaci elektronicznej, musi to jednak nastąpić na podstawie odpowiedniego wzoru udostępnionego przez Ministra właściwego ds. finansów publicznych. Po ustąpieniu awarii, podatnik będzie zaś zobowiązany do przekazania faktury do KSeF. Brak udostępnienia faktury w odpowiednim terminie lub wystawienie jej niezgodnie z udostępnionym wzorem skutkować będzie karą pieniężną.

‍

‍