E-Doręczenia: cyfrowy sposób doręczania pism – co warto wiedzieć

Wyobraź sobie, że urząd wysyła ci pismo, ale nie musisz iść na pocztę, stać w kolejce ani odbierać awizo. Wystarczy, że masz skrzynkę elektroniczną i korzystasz z internetu – to właśnie umożliwiają e-Doręczenia. To usługa elektronicznego doręczania pism, dokumentów i korespondencji, która zastępuje tradycyjny list polecony z potwierdzeniem odbioru. Korespondencja wysłana elektronicznie przez e-Doręczenia wywołuje takie same skutki prawne, jak list polecony.
Dokument uznaje się za doręczony z chwilą jego otwarcia na skrzynce, albo po upływie 14 dni od dnia, w którym pismo trafiło na skrzynkę e-Doręczeń. W przypadku pism kierowanych do organów administracji publicznej, pismo uznaje się za dostarczone w momencie wpływu na skrzynkę do e-Doręczeń – bez względu na to, kiedy faktycznie urząd zapozna się z tym pismem.

‍

Powszechnym błędem jest utożsamianie nowego systemu e-Doręczeń z platformą ePUAP (Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej), która działa już od wielu lat. Platforma ePUAP obsługuje wyłącznie komunikację z urzędami, natomiast e-Doręczenia mogą być wykorzystywane do wymiany korespondencji nie tylko z administracją publiczną (w ramach PURDE - Publicznej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego obsługiwanej przez Pocztę Polską), ale również między podmiotami prywatnymi – z kontrahentami, partnerami biznesowymi czy klientami indywidualnymi (w ramach KURDE - Kwalifikowanej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego świadczonej przez prywatne platformy, np. Autenti lub Asecco Data Systems).
‍

Dodatkowo, system e-Doręczeń wprowadza Publiczną Usługę Hybrydową (PUH). Mechanizm ten jest niezbędny w sytuacjach, gdy nadawca korzysta już z e-Doręczeń, ale odbiorca (np. obywatel, który nie aktywował skrzynki, lub jednostka publiczna w okresie przejściowym) nie posiada aktywnego adresu do e-Doręczeń. W takim przypadku Operator Wyznaczony (Poczta Polska) drukuje pismo i doręcza je w formie tradycyjnej (papierowej), zachowując przy tym dowody nadania i integralności danych.  

Harmonogram – kto i od kiedy ma obowiązek korzystać z
e-Doręczeń

Obowiązek aktywowania i posiadania skrzynki e-Doręczeń (adresu do e-Doręczeń, ADE), zależy od typu podmiotu (publiczny lub prywatny), daty rejestracji firmy, rejestru (CEIDG lub KRS), oraz momentu, kiedy dokonuje się zmian w danych. Poniżej przedstawiamy, od kiedy poszczególne podmioty mają obowiązek posiadania ADE.

• Podmioty publiczne (urzędy, instytucje, jednostki samorządu terytorialnego, ZUS, NFZ) - od 1 stycznia 2025 r. dla większości.

• Zawody zaufania publicznego (np. notariusze, adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi) - od 1 stycznia 2025 r.

• Przedsiębiorcy wpisani do KRS:

o jeśli byli w KRS przed 1 stycznia 2025 r., muszą mieć ADE od 1 kwietnia 2025 r.

o jeśli rejestracja w KRS nastąpiła po 1 stycznia 2025 r., ADE zakłada się w momencie rejestracji w KRS;

• Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG:

o jeśli rejestrują działalność od 1 stycznia 2025 r., ADE musi być założony przy rejestracji;

o ci, którzy byli wpisani w CEIDG przed 31 grudnia 2024 r., mają obowiązek założenia ADE do 1 października 2026 r.; ale jeżeli po 30 czerwca 2025 r. składają wniosek o zmianę wpisu w CEIDG (np. zmiana adresu, rozszerzenie działalności), to obowiązek założenia ADE obowiązuje od 1 lipca 2025 r.

• Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna - od 1 października 2029 r.

Przykłady:

• Pan Piotr prowadzący komis samochodowy zarejestrował działalność gospodarczą w CEIDG w 2018 r. i od tamtej pory nie zmieniał danych objętych wpisem. Ma on obowiązek założenia ADE do 1 października 2026 r.

• Pani Alicja, która prowadzi gabinet kosmetyczny zarejestrowała działalność gospodarczą w CEIDG w 2022 r., a w lipcu 2025 r. w związku ze zmianą nazwiska musiała dokonać zmiany w CEIDG.  W tym momencie, składając wniosek zmieniający, musi już mieć ADE – nie może odłożyć tego do 2026 r.

• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością została wpisana do KRS w 2023 r. Ma ona obowiązek posiadać ADE od 1 kwietnia 2025 r.

Instrukcja: jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń

1. Wypełnienie wniosku online. Wejdź na stronę internetową e-Doręczeń (np. e-doreczenia.gov.pl/wniosek albo przez konto przedsiębiorcy na platformie Biznes.gov.pl) i uzupełnij formularz „Wniosek o adres i skrzynkę do e-Doręczeń”. Trzeba podać podstawowe dane wnioskodawcy (imię, nazwisko, NIP/PESEL, adres) – dla firmy dodatkowo numer KRS lub CEIDG. Można też wskazać administratora skrzynki (np. pełnomocnika), wpisując jego dane i adres e-mail. Wniosek o założenie skrzynki do e-Doręczeń można też złożyć w ramach wniosku o wpis lub zmianę w CEIDG albo w ramach wniosku o wpis do KRS.

2. Podpisanie wniosku. Po wypełnieniu formularza system generuje dokument, który należy podpisać elektronicznie. Można użyć Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub e dowodu.

3. Odebranie potwierdzenia. Po złożeniu wniosku na ekranie pojawia się informacja o wysłaniu zgłoszenia, a na podany we wniosku e-mail przychodzi automatyczne potwierdzenie jego złożenia. W tym momencie masz już adres do doręczeń elektronicznych (ADE) – w praktyce to ciąg w postaci „X@edoreczenia.gov.pl” – oraz nieaktywną jeszcze skrzynkę do odbierania przesyłek e Doręczeń.

4. Aktywacja skrzynki, aby mogła odbierać przesyłki: Zaloguj się do serwisu mObywatel.gov.pl lub ePUAP, a następnie przejdź do zakładki „Twoje skrzynki”. Przy nowo utworzonej skrzynce znajdziesz przycisk „Aktywuj skrzynkę” – kliknij go. Podaj adres e-mail do powiadomień oraz zapoznaj się z regulaminem usług świadczonych przez operatora e Doręczeń (Poczty Polskiej). Aktywacja jest zakończona w momencie kliknięcia przycisku „Aktywuj”. Od tego momentu pisma od organów administracji publicznej będą doręczane wyłącznie za pośrednictwem e-Doręczeń, zamiast za pośrednictwem platformy ePUAP albo tradycyjnego listu.

Jak wygląda e-Doręczenie w praktyce?

Kiedy urząd wyśle Ci wiadomość, system zapisze dokładny moment wysyłki i odbioru.

Jeśli odbierzesz pismo w ciągu 14 dni – zostanie uznane za doręczone w dniu odbioru.

Jeśli nie zalogujesz się do skrzynki – po 14 dniach uznaje się, że pismo zostało doręczone automatycznie (tzw. fikcja doręczenia), tak jak w przypadku nieodebrania listu poleconego.

Przykład:

Urząd Skarbowy wysyła panu Janowi decyzję o nadpłacie podatku 1 lutego 2026 r. Jan loguje się do skrzynki 3 lutego i odbiera pismo – to jest data doręczenia. Gdyby się nie zalogował, system uznałby, że doręczenie nastąpiło 15 lutego 2026 r.

Dlaczego warto korzystać z e-Doręczeń?

• Oszczędność czasu i pieniędzy (brak kosztów druku, przesyłki papierowej, mniej wizyt na poczcie).

• Pewność doręczenia: system automatycznie zapisuje datę i godzinę doręczenia pisma.

• Większa wygoda – powiadomienia mailowe, dostęp 24/7 przez internet.

Na co uważać przy zakładaniu adresu do e-Doręczeń?

• Należy pamiętać, że skrzynka musi być aktywowana – sama rejestracja ADE bez aktywacji nie wystarczy, żeby uznać, że można korzystać z doręczeń.

• W okresie przejściowym wysyłanie pism przez e-Doręczenie może być utrudnione, gdyż system jest wdrażany w różnym terminie w odniesieniu do określonych grup podmiotów. Obecnie posiadanie ADE jest obligatoryjne tylko dla nowych przedsiębiorców, a osoby fizyczne nie prowadzące działalności gospodarczej póki co w ogóle nie będą zobligowane do posiadania ADE.

Podsumowanie

E-Doręczenia to nowoczesne rozwiązanie, które z założenia ma uprościć kontakt z administracją publiczną, a także ułatwić doręczenia pism między obywatelami. Niemniej w okresie wdrażania rozwiązań, urzędy będą musiały za każdym razem weryfikować czy przedsiębiorca lub obywatel ma aktywny adres do e-Doręczeń, a osoby które posiadają już skrzynki do e-Doręczeń nadal muszą monitorować przesyłki wysyłane do nich w postaci papierowej.

1. Wypełnienie wniosku online. Wejdź na stronę internetową e-Doręczeń (np. e-doreczenia.gov.pl/wniosek albo przez konto przedsiębiorcy na platformie Biznes.gov.pl) i uzupełnij formularz „Wniosek o adres i skrzynkę do e-Doręczeń”. Trzeba podać podstawowe dane wnioskodawcy (imię, nazwisko, NIP/PESEL, adres) – dla firmy dodatkowo numer KRS lub CEIDG. Można też wskazać administratora skrzynki (np. pełnomocnika), wpisując jego dane i adres e-mail. Wniosek o założenie skrzynki do e-Doręczeń można też złożyć w ramach wniosku o wpis lub zmianę w CEIDG albo w ramach wniosku o wpis do KRS.

‍

‍